Los beneficios de la facturación electrónica

Las empresas se encuentran en un momento en el que la simplificación y facilitación de sus procesos internos es fundamental.

De hecho, en muchas ocasiones se recurre a la compra e implementación de “software” que permita un ahorro de tiempo y recursos humanos considerable a medio y largo plazo.

Sin duda, uno de los mejores ejemplos que se nos ocurren es el de la facturación electrónica.

¿Qué se entiende por facturación electrónica?

La facturación electrónica es una solución perfecta para todo tipo de empresas que deseen optimizar y agilizar sus procesos de gestión.

Y es que, gracias a este sistema, es posible sustituir las tradicionales facturas en papel, las cuales llevan aparejadas gastos de impresión y de almacenamiento que, a la larga, suponen un gran coste para cualquier negocio.

En cambio, tanto la parte emisora como la receptora consiguen una copia digital de la factura que, almacenada correctamente, puede estar disponible toda la vida.

¿Cuáles son las ventajas concretas que ofrece la facturación electrónica a las empresas?

Sin importar si se es una pequeña, una mediana o una gran empresa, los beneficios de este tipo de facturación para la compañía son muchos y muy variados. En concreto, podemos hablar de estos:

Reducción de los gastos de facturación

Como insinuamos anteriormente, la digitalización del proceso de facturación ha conllevado la supresión, dentro del organigrama de las empresas que han apostado por este sistema, de los procesos de mensajería, almacenamiento e impresión.

En muchos casos, aunque parezca increíble, esto puede suponer el 85 % del total de los gastos mensuales dedicados a esta tarea.

Si lo piensas, aunque es un porcentaje muy elevado, resulta fácil de explicar. Piensa que, al digitalizar la factura, solo hace falta confeccionarla con el programa adecuado y, posteriormente, enviarla a través de una herramienta de Email Transaccional como Doppler Relay.

Simplificación total de los procesos administrativos de la empresa

Son varias las razones por las que este tipo de facturación simplifica al máximo los proceso administrativos de la compañía.

En primer lugar, este sistema ofrece la posibilidad de dar de alta a varios usuarios a la vez con diferentes grados de autorización dentro del programa utilizado. De este modo, es posible asignar diferentes tareas y que sean realizadas simultáneamente.

Por su parte, este tipo de programas agilizan todas las tareas fiscales de la empresa. De hecho, permiten tener siempre a mano la información contenida en las facturas para, posteriormente, realizar las declaraciones trimestrales y anuales.

Asimismo, también son muy útiles a la hora de someter a la compañía a una auditoría interna o externa.

Más velocidad y seguridad al emitir comprobantes

Herramientas como Doppler Relay cuentan con certificados de seguridad que garantizan que la información contenida dentro de la factura está totalmente a salvo de miradas malintencionadas.

Además, respecto a su vigencia, no hay duda alguna. Más allá de las fechas que aparecen en el propio documento, quedan registros electrónicos en forma de metadatos que impiden posibles falsificaciones. Esto es una gran tranquilidad tanto para el que emite como para el que recibe la factura.

También hay que decir que la emisión de las facturas es inmediata. Esto evita que sea el propio trabajador el que tenga que realizar las operaciones a mano, algo que puede dar lugar a equivocaciones.

Servicio de atención al cliente más eficiente

El cliente también disfruta de un mejor servicio.

En primer lugar, no tiene por qué preocuparse del lugar en el que guardar su factura ya que, al recibirla por medios electrónicos, siempre la tendrá a su alcance en su bandeja de entrada de correo o en el lugar en el que la almacene.

Esto, de igual modo, puede servirle para ahorrar tiempo a la hora de hacer sus declaraciones en caso de que también sea una empresa o un autónomo.

Las empresas emisoras de facturas electrónicas tampoco suelen tener problemas en reenviar el documento si el cliente lo solicita. En definitiva, un procedimiento que también resulta ideal para el consumidor.

Mejora en el control documental de la empresa

El control documental siempre ha sido indispensable en cualquier empresa. Y, teniendo en cuenta que antes había que buscarlo todo en formato papel y en archivos que se hacían más grandes a cada día que pasaba, la digitalización ha supuesto un gran avance.

Al fin y al cabo, las compañías de mayor tamaño necesitaban, incluso, alquilar espacio adicional para poder almacenar sus facturas durante todo el tiempo que le exige la ley.

Las facturas electrónicas permiten un mayor control de la documentación que es emitida por cualquier empresa. De hecho, en la sección reportes de Doppler Relay es posible saber si la factura ha sido enviada, si ha sido recibida, si han abierto el email y hasta sin han hecho click en tu email. 

Esto, en términos de eficiencia, se traduce en horas de trabajo ahorradas por parte del personal de administración. Y, en el caso de los trabajadores autónomos, una pérdida de tiempo irrisoria en tareas de gestión de su negocio.

Un tiempo precioso que poder invertir en lo que realmente proporciona beneficios a la empresa.

Mejora de la experiencia de usuario 

La posibilidad de poder brindarle a tus clientes una nueva experiencia que sea memorable no debería ser nunca desperdiciada. El envío de la factura digital es una gran oportunidad para lograr esto. 

El hecho de que cada cliente tenga en su casilla de correo su factura electrónica en el momento que él lo necesita, significa brindarle libertad de acción al usuario para que él elija en qué momento efectuar el pago. 

Esto completa una verdadera buena experiencia de compra, lo cual permite que tu cliente no solo siga utilizando tu producto o servicio sino que también te recomiende. 

Otros beneficios asociados a la facturación digital

Los beneficios aportados por este tipo de facturación no se quedan aquí.

Y es que, además, habría que decir que la empresa, al apostar por él, se hace automáticamente más responsable en términos medioambientales ya que suprime, en su práctica totalidad, el uso de papel.

También evita tener que utilizar espacio físico para su almacenamiento y gastar energía en su destrucción o su reciclaje.

Y es que, aunque esta última opción sea una opción indispensable para preservar el entorno, siempre es mejor no emplear papel.

Conclusiones acerca de la facturación electrónica en las empresas

La facturación electrónica es, sin duda alguna, un paso adelante en materia de competitividad, productividad y eficiencia empresarial.

Y es que, gracias a ella, es posible reducir a su mínima expresión el uso de papel, los gastos de impresión y de envío y los márgenes de error.

A todo esto hay que añadir, además, que la compañía en cuestión gana enteros en materia de responsabilidad medioambiental.

En definitiva, una opción que, al implantarse, brinda un ahorro en términos de tiempo y recursos económicos muy considerable.

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