Email Transaccional: Servidores Internos vs Servicios Tercerizados

La construcción de una buena estrategia de marketing online obliga a tomar decisiones aparentemente menores pero con implicaciones muy significativas en nuestro día a día.

En Doppler Relay hemos abordado muchos de los problemas a que se enfrentan, principal pero exclusivamente, las pymes, y la mayoría de ellos presentan un denominador común: la búsqueda de la gestión más óptima del tiempo.

Y es que, no siempre está claro cuándo conviene administrar uno mismo las tareas y cuándo es más recomendable externalizarlas.

Hoy volvemos sobre esta cuestión con el debate en torno a si es más útil enviar emails transaccionales con una estructura In-House o hacer uso de un servicio profesional.

Envíos Transaccionales In-House

La tentación de gestionar por nuestra cuenta los emails transaccionales es muy habitual en los primeros compases de una plataforma de e-commerce, en una aplicación, web app o aplicación.

Al fin y al cabo, la disponibilidad de recursos es posiblemente menor y todos tenemos esa sensación de que podemos administrarnos perfectamente incluso en un campo tan complejo.

Es lo que se conoce como gestión o logística In-House, esto es, cuando un negocio asume el control absoluto de una parte o la totalidad de su actividad en la red. Precisamente, el principal motivo para apostar por este modelo es, junto con la reducción de costes operativos, la mayor sensación de control.

En línea con lo anterior, muchos profesionales entienden que es la mejor manera de prevenir posibles riesgos y que incluso se mejora la productividad por la reducción de los tiempos de reacción y de aplicación de estrategias.

Sin embargo, no es oro todo lo que reluce y los supuestos beneficios objetivos del trabajo In-House se ven seriamente comprometidos por la propia naturaleza de este modelo de gestión. Por un lado, esta logística interna no garantiza que no se precise de ayuda exterior, sobre todo cuando los propietarios del negocio no cuentan con conocimientos avanzados.

Consecuentemente, el ahorro de tiempo y dinero deja de ser tan significativo, obligando a las pymes a coordinarse con terceros.

Pero, ¿por qué no puedo gestionar toda la estrategia de email transaccional por mi cuenta y riesgo sin mediación de profesional externo alguno? Existe varias razones, ¡veámoslas a continuación!  

1. No ofrecen métricas 

La mayoria de las soluciones internas, es decir por ejemplo los propios servidores SMTP no ofrecen las métricas necesarias para analizar el desempeño de los Emails Transaccionales.

Por citar solamente las más representativas, el gestor interno debería examinar variables como la calidad del contenido de los correos transaccionales, el porcentaje de entregabilidad, porcentaje de apertura/clicks y la fidelización de los usuarios.

No se trata de aspectos sencillos de rastrear y un seguimiento poco efectivo puede derivar en acciones condenadas al fracaso. Dicho de otro modo, tanto el tiempo como el dinero invertidos pueden no arrojar rentabilidad alguna.

2. No asegurar su entrega

Segundo, las soluciones internas no pueden garantizar la entrega de un Email tan importante como el Email Transaccional, ya que no tienen el trabajo que tiene una herramienta como Doppler Relay sobre la reputación de sus IP’s con respecto a cada uno de los clientes de correo (Hotmail, Gmail, Yahoo).

¿Qué significa esto? Que basicamente el uso de una solución interna no cumpliría con la accion más basica, enviar el Email. Y en caso que si lo hiciera atravezar los filtros Anti-Spam tampoco es tarea sencilla, herramientas como Doppler Relay aseguran evitar los Spam Traps y que el Email llege a la bandeja de entrada de los clientes. 

3. El email puede tardar mucho en ser enviado

Una caracteristica vital del Email Transaccional es su velocidad de entrega, los servidores propios o de nuestros provedor de hosting pueden estar sobrecargados, generando tardanzas en los envíos y por supuesto generando una pésima experiencia en el cliente. 

Doppler Relay al tener servidores optimizados asegura que los Emails Transaccionales nunca se vean atascados ni retrasados. 

Servicios profesionales, el control más efectivo

La autonomía es una cualidad siempre deseable pero es un error pensar que esta solo se obtiene prescindiendo de servicios externos.

Desde esta óptica, no es difícil ver que se trata de una libertad engañosa. En efecto, con la logística In-House todo queda en casa. Cuestión distinta es que la casa luzca como sería deseable o, al menos, en consonancia con su verdadero potencial.

Plataformas de email transaccional como Doppler Relay no se hacen con el control de ningún negocio, ni siquiera de una parte mínima del mismo. Sencillamente liberan recursos propios de la empresa para que puedan destinarse a otros fines, optimizando la gestión corporativa.

Al externalizar esta función se solicita a un equipo de profesionales que trabajen en base a unos objetivos consensuados con el cliente. Es por ello que no cabe la posibilidad de que los resultados obtenidos difieran excesivamente de las previsiones originales.

En todo caso, el asesoramiento de Doppler Relay ayuda a perfilar mejor las metas de la estrategia de marketing online. Todo ello redunda en una ganancia de competitividad, en tanto la atención de los responsables del negocio se centra en aquellos aspectos en los que realmente son expertos.

Así, no se ha perdido el control de ningún elemento del plan de negocio. Simplemente, cada ámbito ha quedado en manos de especialistas.

La eficiencia, asignatura pendiente de muchas pymes

Aunque no sea tu caso, muchas pymes o pequeñas empresas adolecen de una falta notable de eficiencia que no se debe necesariamente a la naturaleza del negocio o a la falta de aptitudes de sus responsables.

Lo que ocurre es que la incapacidad de delegar funciones acaba atrofiando la estructura de la compañía, con pocas personas encargándose de multitud de aspectos, a los que difícilmente dan respuesta con la celeridad requerida.

Esta tendencia se observa con mayor frecuencia entre aquellos pequeños empresarios con nociones avanzadas de informática e Internet. En su caso, la concentración extrema de la toma de decisiones se va consolidando de manera casi inconsciente.

Para que el modelo de negocio sea eficiente, el talento individual debe concentrarse en aquellas secciones de la actividad de la empresa en las que más pueda aportar.

Un buen gestor financiero no tiene por qué saber cómo construir un correo transaccional que suscite el interés de los clientes. Con esta filosofía, la sensación de estar perdiendo el tiempo desaparece, dejando que cada experto consiga los mejores resultados en sus respectivos campos.

Y no, esto no es un lujo para las empresas pequeñas. Al contrario. Las pymes son las más expuestas a la falta de eficiencia, contando con menos margen para equivocarse. Es mejor ir sobre seguro.

La calidad, eterna clave del éxito

Las métricas que debe contemplar un negocio pueden ocupar muchas páginas pero la variable básica donde las haya es la calidad. Un cliente repite porque ha recibido un servicio excelente y con una buena relación calidad/precio.

Nunca se pregunta si el correo transaccional que ha recibido ha sido escrito con el puño y la letra del máximo responsable de la empresa. Es más, muy posiblemente le traiga sin cuidado.

Lo que valora es que ha recibido un contenido que le aporta valor de algún modo, reforzando su buena opinión de nuestra actividad. Es aquí donde las ventajas de un servicio especializado en el email transaccional se hacen más evidentes.

Pese a que no es este el espacio para recuperar la información que puedes encontrar en otras entradas del blog, recordemos que los correos transaccionales se enfrentan a una serie de obstáculos para llegar a su destino.

Las plataformas especializadas, como Doppler Relay, conocen las principales barreras que pueden encontrar estos emails y disponen de diferentes estrategias para sortear las trabas y conseguir que el usuario reciba, lea y responda al correo con la acción deseada.

Alcanzar una buena tasa de entregabilidad es una tarea sumamente difícil y trabajar para lograrlo es una obligación que no deberías estar haciendo, ya que no tiene que ver con el foco de tu negocio y te desconcentra del mismo, terminando obviamente en malos resultados generales. Lo ideal es destinar esta tarea a plataformas creadas especificamente para eso. 

Agilidad para responder y crecer

Una empresa que no administra correctamente el tiempo está perdiendo dinero, por mucho que sus responsables consideren que están recortando los costes operativos al prescindir de según qué servicios.

Una buena fórmula para calcular la rentabilidad del negocio es ponderar el tiempo empleado en la realización de los procesos auxiliares en relación con su impacto en la actividad principal.

Si la actividad central es el suministro de algún producto, las tareas auxiliares incluirían, por ejemplo, el email transaccional y el resto de estrategias de marketing online.

Al destinar una mayor proporción de la jornada laboral a atender todos estos parámetros se pierde agilidad en las respuestas a las diferentes necesidades que vayan surgiendo.

Al final del camino, nos encontramos con que la externalización de ciertas responsabilidades contribuye a que el volumen de negocio crezca con mayor intensidad. Y no, no dejamos de tener el control de nuestra empresa.

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