El reclamo de facturas pendientes a través de un email transaccional de cobro es una de las situaciones a las que tu empresa va a tener que hacer frente tarde o temprano.
Es cierto que hay software que te van a ayudar de forma automática a recuperar ingresos por transacciones fallidas mediante la actualización de tarjetas o con un reintento automático.
Cerca del 7 % de los casos se resuelven de esta manera, pero en el resto de situaciones va a ser preciso que envíes un email transaccional de cobro en el que recuerdes a tus compradores o clientes que tienen una factura pendiente de pago contigo.
Uno de los puntos importantes que tendrás que considerar es que son clientes tuyos, por eso deberás tener en cuenta una serie de factores para que la relación siga siendo provechosa en el largo plazo.
Por eso, te recomendamos 7 consejos para que el email de cobro que envíes sea un éxito:
1. Ten cuidado con el remitente que envía el mensaje
Son muchos y habituales los casos de “phishing” o intentos de suplantación de identidad, por eso a tus clientes no les tiene que caber ninguna duda sobre quién envía el mensaje en el que les solicitas que actualicen un pago.
La dirección de correo electrónico que aparezca en el campo de remitente del email transaccional de cobro tiene que ser conocida.
Asegúrate que aparezca tu nombre de dominio en la dirección de correo desde donde se hace el envío.
Además, podrás elegir si quieres que el correo se envíe en nombre de una persona destacada de la empresa, como el fundador o el director o en nombre de un departamento, como el de facturación.
En este punto deberás pensar cuál es la mejor de las estrategias en función de tus clientes. Quizá sea mejor cambiar el remitente dependiendo del perfil que tengan tus compradores.
Eso sí, la idea es que transmitas, con este y el resto de consejos que hay a continuación, confianza, fiabilidad y delicadeza puesto que se trata de la reclamación de un pago atrasado o fallido.
2. El asunto tiene que resaltar del resto de correos y transmitir urgencia
Recibimos al día muchos correos electrónicos en la bandeja de entrada. Lo primero que hacemos es leer el asunto y, en función de lo que nos transmita, lo abriremos o no.
Por eso tiene que llamar la atención del receptor para que lo abra y vea su contenido. El asunto deberá contener un resumen eficaz que logre que su receptor sepa de qué trata con un golpe de vista.
Por eso puedes escribir algo así como “Recordatorio de pago” y a continuación, no te olvides de añadir el nombre de tu empresa y los días que lleva atrasado el cobro.
De esta manera, conseguirás que leyendo apenas una línea sepa la información más relevante y abra tu email transaccional de pago para seguir adelante con los siguientes pasos y así regularizar su situación.
3. Mantén tu imagen de marca y tu discurso
Es importantísimo que una vez que el correo es abierto, de un primer vistazo, su diseño se relacione con tu imagen de marca. El receptor de tu correo no tiene que dudar en ningún instante de la legitimidad del remitente.
En el mismo sentido, al igual que la parte visual debe ser coherente con tu imagen de marca, las palabras que utilices y tu lenguaje tienen que seguir la línea de tu identidad corporativa.
Puedes utilizar el logotipo de tu empresa y en las primeras líneas identificar claramente el nombre y el departamento desde el que se envía.
El resto del texto que redactes debe ser claro, sencillo y directo, asegurándote de sugerir la respuesta que esperas que tengan. Indica el número de factura y los días que lleva vencida, como refuerzo del asunto y, además, incluye la acción o acciones que necesitan para arreglar la situación.
Por ejemplo, el envío de la confirmación del pago efectivo de esa factura.
4. Todos los enlaces deben ir a tu dominio
Todos los links que incluyas en tu email transaccional de pago tienen que ir a páginas de tu dominio.
No puede haber nada peor que cuando el receptor del correo de cobro pulse en un enlace se cargue una página que no pertenece a tu dominio.
Es uno de los requisitos, el más importante, para que salten las alarmas ante un caso de fraude o suplantación de identidad.
Sí, es cierto que no habrá ningún problema y tus clientes podrán actualizar sus estados a través de ese link, pero la apariencia para ellos es que están ante un caso de estafa.
No te puedes permitir que tus clientes duden de tu confiabilidad, no por el simple hecho de enlazar a una página fuera de tu dominio, sino porque transmites incoherencia, pierdes tu discurso y pones en duda tu identidad corporativa.
5. Usa el certificado de seguridad SSL
En principio, todas las páginas tendrían que tener el certificado de seguridad, pero en aquellas en las que se gestionen datos confidenciales de tus clientes, como números de tarjeta, direcciones, datos fiscales, etcétera tendrás que tenerlas operando obligatoriamente bajo un protocolo seguro.
Por ello, en aquellos enlaces que incluyas en tu email transaccional de cobro, comprueba que tienen el protocolo “https://” incluido en el enlace.
Nuevamente, se trata de ofrecer confianza y fiabilidad, las páginas seguras es muy difícil que se relacionen con fraudes, porque normalmente las personas que tratan de defraudar simplemente no piensan en ello o no tienen tiempo.
6. Indica los datos y formas de realizar los pagos
Ofrece varias opciones para realizar el pago, dependiendo del momento, de la situación o del importe, quizá prefiera utilizar un método u otro.
Por ello, cuantas más alternativas pongas a su disposición más probabilidades tendrás de acertar con la manera de pago que les resulte más cómoda.
Además de sugerir diferentes formas de pago, tienes que incluir instrucciones en tu email transaccional de pago para que identifiques claramente en tus movimientos bancarios a qué empresa pertenece ese importe recibido.
Es importante, porque si envías un email automático para confirmar la recepción correcta del importe deberás conocer a quién enviárselo. Dedica unas líneas de tu email de cobro para explicar en qué forma deben relacionar el pago con su empresa.
7. Evalua si mencionas a la empresa de cobro
Por motivos de imagen de marca y de fiabilidad, debes evaluar si nombras o no a la empresa que gestione el pago.
Es muy posible que contrates a una tercera empresa para realizar el pago, pero no es necesario que comuniques este proceso.
Mostrarle al cliente quién se encarga de la transacción dependerá de la confianza que genere esa empresa, si sabes que es una compañía muy importante, entonces úsalo a tu favor.
Pero si no es de las empresas mas conocidas, entonces tal vez lo mejor sea no enseñarlo, ya que en la mente de tus clientes la opción barata y la seguridad no van de la mano en ninguno de los casos.
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